Tools om te downloaden

 

Verschillende hulpmiddelen om samen met managers in de organisatie de leiderschapscommunicatie te verbeteren

Deze pagina wordt regelmatig aangevuld met nieuwe 'tools.'


Basismodel voor leiderschapscommunicatie: De Schijf van Vijf Plus

 

Hieronder tref je een link aan waarmee je het hoge resolutie pdf-bestand van de Schijf van Vijf Plus kunt downloaden. Handig om te gebruiken in communicatieplannen, -paragrafen of notities over leiderschapscommunicatie.

Voor informatie over de verschillende onderdelen van deze Schijf van Vijf Plus verwijs ik je naar het bijbehorende artikel.

 

download het model De Schijf van Vijf Plus

 


Bewustwording: de Communicatiecascadetest

Veel managers geloven dat de lijncommunicatie verloopt volgens een soort cascade. De informatie van de directie of het MT zou dan via de verschillende niveaus van de organisatiestructuur 'afdalen' (cascaderen) naar de teams op de werkvloer. De leidinggevende op elk niveau krijgt telkens de gelegenheid de verkregen informatie te vertalen en te delen met zijn of haar ondergeschikten die dat op hun beurt weer doen met hun ondergeschikten. 

 

Die cascade is een illusie

Dat kun je mensen wel vertellen, maar veel aardiger is om ze het zichzelf bewust te laten worden op een aardige manier. Daartoe heb ik een Communicatiecascadetest ontwikkeld. Niet wetenschappelijk verantwoord, maar te vergelijken met een 'Viva- of Marie Claire-testje'. Je kunt hem zo vaak gebruiken als je wilt mits met bronvermelding.

 

download Communicatiecascadetest

 


Informele communicatie: een analysevragenlijst

De meest impactvolle vorm van interne communicatie is de informele communicatie: de gesprekjes op de wandelgang, tijdens de lunchpauze of in communities en interne social media. Lastig er zicht op te krijgen, nog lastiger haar te sturen. Toch is de informele communicatie in het proces van betekenisgeving van groot belang! Er is nu een analysevragenlijst om er in vrij korte tijd zicht op te krijgen.

De antwoorden helpen je te ontdekken waar, bij wie en hoe je het beste kunt aanhaken op de informele gesprekken en verhalen die er in de organisatie leven.

 

download analysevragenlijst

 


Pictogrammen verhelderen verwachtingen

Mensen worden nogal eens overspoeld met informatie. Met name via mail. In fracties van seconden moeten ze dan beslissen wat ze met die informatie moeten doen. Als dat niet snel duidelijk is, handelt men pragmatisch, maar vaak ook heel verschillend! En nogal eens niet zoals de afzender het had bedoeld.

Het kan dan helpen als er in één oogopslag duidelijk is wat je met de informatie moet doen. Anders gezegd: wat de bedoeling (van de afzender) is. Pictogrammen kunnen daarbij helpen. De afzender voegt dan een digitaal bestandje toe aan zijn bericht. Dat bestandje verbeeldt wat hij graag wil dat de ontvanger van de informatie ermee gaat doen. Ook het printen van deze bestanden en er stickers van laten maken, helpt om de gewenste actie met papieren documenten te duiden.

 

Ik heb tien pictogrammen bedacht. Ze zijn gekoppeld aan de tien verantwoordelijkheden van leidinggevenden. Meer over de pictogrammen lees je in deze blog.

 

Heb je belangstelling voor deze pictogrammen en de speciale test rond communicatieverantwoordelijkheden van leiders? Mail me gerust.

 


Werken met Fact Sheets: hulpmiddelen voor teamleiders bij lastige communicatievragen

Teamleiders spelen een sleutelrol in de leiderschapscommunicatie. Hun positie in de 'sandwich' tussen de hogere leidinggevenden en de medewerkers is niet gemakkelijk. Ze brengt allerlei dilemma's en vragen met zich mee. Ook op het terrein van de interne communicatie. Hun loyaliteit komt veelvuldig onder druk te staan. In de afgelopen jaren heb ik de meest prangende communicatievragen van deze teamleiders verzameld. Je vindt ze hier.

 

Ontwikkeld door Rijksoverheid.

Fact sheets (tools) ontwikkeld door de Rijksoverheid.

Voor iedere vraag kun je een hulpmiddel (‘tool’) voor teamleiders ontwikkelen. Nog beter is het als je als Communicatie- en/of HRM-professional (liefst samen!) een sessie begeleidt, waarin ze zélf die ‘tool’ maken. Zo’n hulpmiddel noemen we een Fact Sheet, een (slechts bescheiden) hulpmiddel, waarmee teamleiders zich gesteund kunnen voelen, bij voor hen spannende communicatiemomenten.

De invulling van de Fact Sheets is maatwerk, toegespitst op de situatie in de organisatie. Maar Fact Sheets zijn wel opgebouwd volgens eenzelfde lijst van vragen.

 

Hoe komen Fact Sheets tot stand? Vijf stappen!

Hieronder tref je een voorbeeld aan van een globale opbouw van een bijeenkomst met een groep teamleiders rond het onderwerp Leiderschapscommunicatie.

  1. Nodig een groep teamleiders uit. Praat met hen over hun rol in de interne communicatie en vraag wat zij daarin lastig vinden.
  2. Presenteer de lijst met prangende communicatievragen. Vul deze desgewenst aan met vragen die zij zelf hebben genoemd. Misschien helpt het om tot een afbakening van de belangrijkste (Top 5?) te komen.
  3. Laat de groep teamleiders zich intekenen op de vragen. Waarover hebben ze ideeën? Aan welke vraag kunnen en willen ze iets bijdragen? Zo ontstaan groepjes rondom iedere vraag.
  4. Ieder groepje ontvangt het stramien voor de Fact Sheet en maakt onder begeleiding van een facilitator een Fact Sheet voor de gekozen vraag op een flip-overvel. De facilitator stimuleert de discussie, werkt toe naar resultaat en bewaakt de tijd, maar doet inhoudelijk niet mee.
  5. Na enige tijd inventariseer je de opbrengst. Welllicht mag je vanuit jouw expertise bij iedere vraag achteraf nog kennis toevoegen.

 

Door deze werkwijze zijn de teamleiders zelf 'eigenaar' van hun Fact Sheet en je maakt gebruik van de expertise van de groep ervaringsdeskundigen ('wat werkt er bij jou?').

 

Tip

Na afloop kun je de Fact Sheets (flappen) uitwerken en overhandigen aan een vormgever. Die kan ze uitwerken tot een fraai geheel. Alle teamleiders ontvangen dan kort na de bijeenkomst deze vormgegeven set, dus ook de Fact Sheets van de andere groepen. Vanzelfsprekend kunnen ze eveneens op het intranet geplaatst worden.


 

naar boven